Städtische Realschule Patternhof Patternhof 7 52249 Eschweiler

Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
VERFAHRENSVERZEICHNIS der Realschule Patternhof

Hinweise zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Art. 30 DS-GVO: Jeder Verantwortliche und jeder Auftragsverarbeiter erstellen und führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten mit personenbezogenen Daten. Die bisher als Verfahrensverzeichnis, Verfahrensbeschreibung oder Dateibeschreibung bekannten Dokumentationspflichten (§ 4g Abs. 2 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bzw. jeweiliges Landesdatenschutzgesetz) werden hinfällig. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dient als wesentliche Grundlage für eine strukturierte Datenschutzdokumentation und hilft dem Verantwortlichen dabei, gemäß Art. 5 Abs. 2 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) nachzuweisen, dass die Vorgaben aus der DS-GVO eingehalten werden (Rechenschaftspflicht). Es stellt somit ein wesentliches Element für die Etablierung eines umfassenden Datenschutz- und Informationssicherheits-Managementsystems dar. Den Wortlaut der Art. 30 und 32 der DS-GVO finden Sie zusammen mit einem Abkürzungsverzeichnis am Ende des Dokuments. Die vollständige Fassung der DS-GVO finden Sie im Internet unter http://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:320 1 6R0679.

A. Stammdatenblatt

Name und Kontaktdaten der für die Verarbeitung (gemeinsam) Verantwortlichen

a. Name(n) und Anschrift(en):

Städtische Realschule Patternhof

Patternhof 7

52249 Eschweiler

Stadt Eschweiler, Rathaus

Schule und Kultur Johannes-Rau-Platz 1 52249 Eschweiler

Schulleiter:            Herr Jürgen Momma

Schulträger:             Stadtverwaltung Eschweiler

E-Mail-Adressen und Telefonnummern:

rs-patternhof@eschweiler.de        (Tel. 02403/7028-0) stadtverwaltung@eschweiler.de (Tel.: 02403/710)

Name und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: Herr Jürgen Momma (Kontakt über die Schule)

Name der Vertreterin der Verantwortlichen: Herr Biener (Kontakt über die Schule)

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Integration neuer Inhalte / zusätzliche Wartung: Christian Schwetzel, Marius Kotthaus (Im Auftrag der Schulleitung. Beide nicht haftbar.)

Design: Marius Kotthaus (Im Auftrag der Schulleitung. Nicht haftbar.)

B. Datenverarbeitungen/Datenverarbeitungszwecke

a. Zwecke und Beschreibung der Datenverarbeitung:

Zweck:

– Schulverwaltung

– Organisation

– Erfüllung der Berufsschulpflicht

– Rückmeldung/ Austausch (Schüler, Personal, Eltern)

Beschreibung/ Kreis der Betroffenden:

Schüler:       Verwaltung (Noten, Zeugnisse, Anträge, Akten, Ordnungsmaßnahmen, Erfüllung der (Berufs) Schulpflicht, etc.)

Personal: Verwaltung und Organisation (Stammdaten, Einstellung, Versetzung, Fehlzeiten, Schulleistungsnachweise, Mehrarbeit, Vertretungsplan, Unterrichts-verteilung (Stundenplan), etc.)

Eltern (gem. § 123 SchulG):

Verwaltung (Kontaktdaten u.a. für Rückfragen und Notfälle)

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur aus organisatorischen Gründen, die mit der DSGVO übereinstimmen. Diese erfolgt in erster Linie in Form der Übermittlung der Schülerstammdaten für schulübergreifende Verwaltungszwecke im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Berufsschulpflicht (z.B. an Schüler-Online)¹.

Ohne die schriftliche Einwilligung/ Einverständnis werden darüber hinaus keine Daten an Dritte weitergegeben.

1 www.schueleranmeldung.de (zuletzt besucht am 03.06.201 8)

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C. Art der gespeicherten Daten

Bezeichnung	Inhalt
1. Name	Familienname der Person
2. Vorname	Vorname der Person
3. Geschlecht	männlich / weiblich
4. Alter/ Geburtsdaten	Alter und Geburtdaten der Person
5.   Staatszugehörigkeit	Aktuelles Heimatland
6.    Konfession	Organisation der Religions- und Philosophiekurse
7.    Erziehungsberechtigte	Erreichbarkeit der Eltern/ Erziehungsberechtigten
8. Personengruppe	z.B. Klasse (S), Fachschaft (L)
9. Identnummer	Identifikationsnummer LehrerIn (verschlüsselt)
10. Schülernummer	Identifikationsnummer (schulintern)
11. Erreichbarkeit	Anschrift, Telefon, ggf. Fax, ggf. E-Mail‑ Adresse(n)
12. Kurzbezeichnung Name	Namenskürzel LehrerIn
13. Zeugnisse und Leistungen:	Alle Zeugnis- und Klassenarbeitsnoten, alle sonstigen zeugnisrelevanten Leistungsangaben und Leistungsdokumente, Zeugnibemerkungen, Vermerke über Benachteiligungen gemäß § 50 Abs. 4 SchulG, Fehlzeiten.

S = SchülerIn           L = LehrerIn

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D. Direkte und indirekte Zugriffsberechtigte der personenbezogenen Daten (Art. 30 Abs. 1 S. 2)

Intern zugriffsberechtigt (direkter Zugriff auf den Datensatz): – Schulleitung (direkter Zugriff auf den Datensatz):

o Herr Momma, Herr Biener, Frau Cornetz – Sekretariat (direkter Zugriff auf den Datensatz):

o Frau Clemens, Frau Schüller

Externe Empfänger (kein direkter Zugriff auf den Datensatz):

– Klassenlehrer:

Erhalten eine Kopie mit den Kontaktdaten der SuS ihrer Klasse.

– Fachlehrer:

Erhalten benötigte personenbezogen bezogene Daten auf Anfrage im Sekretariat, insofern die Anfrage plausibel begründet ist.

– Schüler Online:

Erhält lediglich die Stammdaten der S durch das Sekretariat. Die restlichen Daten müssen die S. selbstständig eintragen. Die Eltern werden über diese Maßahme informiert. Die Daten sind notwendig, damit die S erfolgreich an Schulen, Betriebe oder sonstige Institutionen zur Erfüllung der Berufsschulpfl icht vermittelt werden können.²

– Berufsberaterin (Frau Dohmen oder eine Vertretung):

Erhält relevante Schülerdaten unter der Aufsicht von Frau Cornetz (Stellvertr. Konrektorin) aus den Jahrgängen 9 und 10, um die S angemessen auf ihre Zukunft nach Abschluss der Klasse 10 vorzubereiten (weiterführende Schule, Ausbildung etc.), bzw. um die S im Sinne der Erfüllung der Schulpflicht angemessen zu versorgen. Vorab erfolgt eine Information an die Eltern.

– Eltern gem. § 123 SchulG:

Erhalten keine personenbezogenen Daten, die über die des eigenen Kindes hinausgehen.

2 Verfahrensverzeichnis von „ Schüler Online“:

https: / /www.schueleranmeldung.de/Dokumentation/KrzSSA/ Infos/Verfahrensbeschreibung. pdf (gesichtet: 03.06.2018)

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E. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f)

Die Verantwortlichen Personen setzten die folgenden Vorgaben gewissenhaft um

• Schülerkarteikarten und Schülerlisten in Papierform sowie Abschluss- und Abgangszeugnisse müssen spätestens nach 50 Jahren, nachdem die Be­troffenen die Schule verlassen haben, gelöscht werden.
• Klassen- und Kurstagebücher sind nach Ablauf der jeweils folgenden fünf Schuljahre zu löschen.
• Schriftliche Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung von Fotos in einem Druckwerk sind fünf Jahre nach der Veröffentlichung zu löschen.
• Schriftliche Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage sind fünf Jahre nach der Herausnahme aus der Homepage zu löschen.
• Notenlisten und Klassenarbeiten sind nach dem Ende des jeweils nächsten Schuljahres zu löschen, sofern keine Rechtsmittel eingelegt worden sind.
• Prüfungsunterlagen wie Prüfungsniederschriften und Prüfungsarbeiten müssen fünf Jahre nach Feststellung des Prüfungsergebnisses gelöscht werden.
• Die Aufbewahrungsfrist für die in privaten ADV-Anlagen gespeicherten Daten beträgt ein Jahr (vgl. § 9 Abs. 2 VO-DV I und § 9 Abs. 1 VO-DV II). Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler (ggf. die Lehramtsanwärterin/der Lehramtsanwärter, die Lehrkraft in Ausbildung) von der Lehrkraft nicht mehr unterrichtet (ausgebildet) wird. Dateien, wie auch deren Backups, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen von den privaten Endgeräten der Lehrkräfte zu löschen. Vor Ablauf dieser Fristen sind Daten, die auf Basis einer Einwilligung erhoben wurden, bei Widerruf derselben zu löschen.

Während der Aufbewahrungszeit wird sichergestellt, dass die personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Elektronisch gespeicherte Daten können hierfür auf verschlüsselten mobilen Festplatten gespeichert werden. Unterlagen mit personenbezogenen Daten wie Klassen- und Kurstagebücher oder

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Prüfungsniederschriften werden in abschließbaren Räumlichkeiten bzw. Behältnissen aufzubewahren.

Die private Aufbewahrung personenbezogener Daten (insb. Fachlehrer Leistungen der S in seinen Fächern) muss durch die Schulleitung genehmigt werden .3

Erstellt am:                         25.05.2018

Letzte Aktualisierung am: 01.08.2024

Die Einhaltung, Überprüfung, Evaluation und ggf. Aktualisierung wird von allen beteiligten Verantwortlichen bei Bedarf, mindestens jedoch ein Mal pro Schuljahr,

durchgeführt. Gez. Jürgen Momma	01.08.2024
……………………………………	……………………	…………………………………………….
Schulleitung	Datum	Unterschrift (liegt in Papierform vor und kann bei Bedarf im Sekretariat unserer Schule eingesehen werden).